Инструменты собственника. Постановка задач и контроль выполнения.

Ты собственник бизнеса и управленец, а ты знаешь, что процесс управления условно можно разделить на управление процессами и управление проектами и следить за всеми задачами одинаково эффективно?

Инструменты собственника. Постановка задач и контроль выполнения.

Ты собственник бизнеса и управленец, а ты знаешь, что процесс управления условно можно разделить на управление процессами и управление проектами и следить за всеми задачами одинаково эффективно?

В чём разница?

Управление процессами — это метод управления текущими операционными процессами с целью их оптимизации;

Управление проектами — деятельность по решению задач и достижению поставленных целей проекта;

В чём разница?

Управление процессами — это метод управления текущими операционными процессами с целью их оптимизации;

Управление проектами — деятельность по решению задач и достижению поставленных целей проекта;

Что нужно для слаженной и эффективной работы:

1

Процесс выполнения всех проектов компании должен отслеживаться;

2

Дедлайны и четкие критерии выполнения для всех проектов компании;

3

Ответственное лицо для каждого проекта;

4

Канбан-доска (столбцы с задачами «сделать», «в процессе», «выполнено»);

5

Ежедневное краткое совещание (до 3 минут на отчет) по каждому проекту;

6

Спринты для управления проектами (короткие отрезки плотной работы с ощутимым результатом на выходе);

7

совещание по каждому спринту

для подведения итогов, корректировки стратегии работы

и определения условий нового спринта;

8

Внедрены таск- менеджеры (Trello,Todoist и т.п.);

9

Диаграмма Ганта для управления проектами;

1

Процесс выполнения всех проектов компании должен отслеживаться;

2

Дедлайны и четкие критерии выполнения для всех проектов компании;

3

Ответственное лицо для каждого проекта;

4

Канбан-доска (столбцы с задачами «сделать», «в процессе», «выполнено»);

5

Ежедневное краткое совещание (до 3 минут на отчет) по каждому проекту;

6

Спринты для управления проектами (короткие отрезки плотной работы с ощутимым результатом на выходе);

7

совещание по каждому спринту

для подведения итогов, корректировки стратегии работы

и определения условий нового спринта;

8

Внедрены таск- менеджеры (Trello,Todoist и т.п.);

9

Диаграмма Ганта для управления проектами;

Внедряем таск-менеджера:

Для начала разберемся, что позволит достичь таск-менеджер

Разгрузить мозг

Доказано, что люди, которые хранят всё в голове, решают задачи хуже тех, кто доверяет это внешней системе.

Увеличить производительность

Благодаря правильно поставленной задаче мозг понимает, за что взяться. Ты видишь список задач с конкретными шагами и целями и сразу понимаешь, что нужно сделать.

Повысить качество решения задач

При грамотном таск-менеджменте качество задач повышается, при этом ты не будешь перегружаться.

Снизить стресс от нерешенных вопросов

Не держи нерешенные задачи в себе. Выгрузи их все в одну систему. Так у тебя будет четкий план действий.

Заканчивать работу вовремя

Да, это сложно, но длительная сверхурочная работа приводит к снижению производительности. Отдыхать нужно обязательно!

Научись работать с системой сам, прежде чем внедрять её в команду:

1

Единая система

Найди удобный таск-менеджер, в котором ты сможешь отмечать рабочие и личные задачи. Так они не будут пересекаться.

2

Внедри систему классификации задач

Расставь задачи в зависимости от приоритета и начни их выполнять. Тебе поможет матрица Эйзенхауэра.

3

Формулируй задачи понятно

Открыв таск-менеджер, ты должен увидеть задачу и сразу взяться за её выполнение, а не гадать, что тебе нужно сделать в первую очередь. Поэтому ставь задачи чётко, с подробным описанием.

Внедрение:

1

Предупреди о нововведениях заранее

Поделись ссылкой на выбранное приложение заранее, пусть команда с ним познакомится. Даже если кто-то и будет недоволен, то к моменту внедрения ему будет легче принять таск-менеджер.

2

Расскажи о выгодах для сотрудников

Объясни, как приложение решит проблемы с невыполненными поручениями. Это особенно актуально для сотрудников, работающих в режиме многозадачности. Постановка задач становится максимально прозрачной, и это упростит коммуникацию между тобой и сотрудниками.

3

Поработай с возражениями

У сотрудников может появиться "боязнь слежки". Объясни, система вводится для эффективной работы, а не для того чтобы, следить, кто и сколько тратит времени на перекур.

4

Не пускай обучение на самотёк

Не все сотрудники готовы потратить время на просмотр обучающего ролика. Обычно обучение проходит так: "нажму сюда и посмотрю что будет". Покажи сам, как делать правильно или привлеки сотрудника, который освоит программой быстрее остальных и будет готов помочь коллегам.

Регламент работы с задачами:

Скачать

Ставим задачи по SMART:

По SMART можно ставить не только задачи, но и долгосрочные цели. Технология позволяет делать их более понятными, конкретными и, как следствие, увеличить вероятность достижения.

SMART — это акроним, в котором зашифрованы критерии эффективности поставленных целей:

specific — конкретная;
measurable — измеримая;
attainable — достижимая;
relevant — уместная или актуальная;
time-bound — ограниченная по времени.

Каждая SMART-цель должна соответствовать этим критериям. Они гарантируют, что цель может быть достигнута и принесет пользу сотруднику и / или компании.

Система SMART:

Скачать

Ещё один метод управления - диаграмма Ганта.

Диаграмма Ганта — это инструмент для управления проектами. С ее помощью составляют общий график проекта, назначают исполнителей, следят за последовательностью задач и их выполнением.
Диаграмма Ганта состоит из временной шкалы (горизонтальная ось) и списка задач (вертикальная ось). На пересечении осей цветным отрезком обозначают срок, в который нужно выполнить определенную задачу.

Диаграмма нужна, чтобы наглядно представить все этапы работы.

Она показывает:

Задачи, включённые в проект;
Их продолжительность;
Даты начала и окончания проекта;
Время, которое занимает каждая задача;
Исполнителей, работающих над задачами;
Способы объединения задач;

Всё это позволяет оценить все ресурсы и взаимосвязи задач. А значит, запланировать работу так, чтобы не пришлось глобально пересматривать подход, менять команду или инструменты.

Шаблон Диаграммы Ганта

Скачать

Регламенты компании:

Чтобы коллектив работал слаженно, как часы, создают регламенты, в которых прописывают внутреннюю работу компании. Это повышает производительность и уровень прибыли. Придётся поработать над его созданием, но мы поможем тебе.

Представь, ты приходишь на работу, продажники ещё не продавали, маркетологи ещё не запустили РК, и ты видишь, как уходят призраки потенциальных клиентов. Решить вопрос с дисциплиной могут помочь родители сотрудников или прописанные в специальном документе функциональные обязанности.

Если мы не убедили тебя в необходимости разработки регламента, держи ещё несколько преимуществ внедрения такого документа:

легче проводить анализ ошибок сотрудников;
легкое обучение новичков на рабочем месте;
прозрачность рабочих процессов для собственника и клиентов;

Содержание регламента:

Внедрение регламента:

1

Проведи собрание

Собери всех заинтересованных сотрудников, которых касается этот регламент, объясни важность его создания, как это облегчит работу команде.

2

Обсуди

Донеси до всех участников суть описанных требований, выслушай их мнения, и, при необходимости, внеси корректировки.

3

Утверди

Каждый сотрудник изучает регламент, подписывает и обязуется выполнять его правила.

Переходите на наш сайт, чтобы узнать больше о развитии твоего бизнеса

MOST

Узнать подробнее про бизнес-клуб MOST

ПЕРЕЙТИ НА ГЛАВНЫЙ САЙТ